○国立大学法人弘前大学個人情報管理規程
(平成17年3月28日制定規程第4号)
改正
平成22年7月30日規程第57号
平成22年9月28日規程第76号
平成24年2月1日規程第14号
平成25年4月19日規程第46号
平成26年3月28日規程第48号
平成27年3月20日規程第105号
平成27年9月14日規程第163号
平成27年11月16日規程第276号
平成28年3月18日規程第83号
平成28年3月18日規程第144号
平成28年6月22日規程第166号
平成28年9月28日規程第217号
平成30年1月29日規程第24号
平成30年9月26日規程第111号
平成31年3月27日規程第51号
令和元年11月26日規程第143号
令和2年3月19日規程第47号
令和2年3月27日規程第110号
令和2年3月27日規程第119号
令和4年3月17日規程第40号
令和4年3月28日規程第64号
令和4年9月28日規程第116号
令和5年3月28日規程第44号
令和6年3月27日規程第55号
令和6年6月20日規程第87号
令和6年9月4日規程第94号
令和6年12月2日規程第104号
目次
第1章　総則(第1条・第2条)
第2章　役職員等の責務(第3条)
第3章　管理体制(第4条－第8条)
第4章　教育研修(第9条)
第5章　個人データ等の取扱い(第10条－第27条)
第6章　情報システムにおける安全の確保等(第28条－第42条)
第7章　情報システム室等の安全管理(第43条・第44条)
第8章　個人データ等の提供及び業務の委託等(第45条－第54条)
第9章　個人情報ファイル簿(第55条)
第10章　安全確保上の問題への対応(第56条・第57条)
第11章　監査及び点検の実施(第58条－第60条)
第12章　行政機関との連携(第61条)
第13章　その他(第62条－第64条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第23条の規定に基づき、国立大学法人弘前大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報等の管理に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1)　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
(2)　個人識別符号が含まれるもの
2　この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。) 第1条各号に掲げる文字、番号、記号その他の符号をいう。
(1)　特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
(2)　個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
3　この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして施行令第2条各号に定める記述等が含まれる個人情報をいう。
4　この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
5　この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
(1)　第1項第1号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(2)　第1項第2号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
6　この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
(1)　第1項第1号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(2)　第1項第2号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
7　この規程において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
8　この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして施行令第4条各号に定めるものを除く。）をいう。
(1)　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2)　前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして施行令第4条第2項で定めるもの。
9　この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
10　この規程において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、役職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、国立大学法人弘前大学法人文書管理規程(平成23年規程第48号。以下「文書管理規程」という。)第2条第1号に定める法人文書に記録されているものに限るものとする。
11　この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1)　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2)　前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
12　この規程において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第5条に規定する不開示情報（同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。）が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。
(1)　第55条第1項の規定に基づき、保護法第75条第1項各号に掲げる事項を記載した帳簿(以下「個人情報ファイル簿」という。)に掲載するものであること。
(2)　本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の独立行政法人等情報公開法第3条による開示の請求があったとき、本学が次のいずれかを行うこととなるものであること。
ア　当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
イ　独立行政法人等情報公開法第14条第1項若しくは第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
(3)　本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、保護法第116条第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
13　この規程において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1)　特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2)　前号に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして施行令第17条で定めるもの
14　この規程において「部局」とは、事務局各部並びに人文社会科学部、教育学部及び農学生命科学部並びに大学院医学研究科、保健学研究科、理工学研究科、地域社会研究科及び地域共創科学研究科並びに被ばく医療総合研究所、地域戦略研究所及びグローバルWell-being総合研究所並びに医学部附属病院、各学内共同教育研究施設、附属図書館、各本部、各機構、評価室、法人内部監査室、男女共同参画推進室及び技術部をいう。
15　この規程において「職員」とは、国立大学法人弘前大学職員就業規則(平成16年規則第5号)第3条に定める職員、国立大学法人弘前大学契約職員就業規則(平成16年規則第6号)第3条に定める契約職員、国立大学法人弘前大学パートタイム職員就業規則(平成16年規則第7号)第3条に定めるパートタイム職員及び国立大学法人弘前大学病院診療職員就業規則（令和6年規則第5号）第3条に定める病院診療職員をいう。
16　前2項のほか、この規程における用語の定義は、保護法及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）の定めるところによる。
第2章　役職員等の責務
(役職員等の責務)
第3条　役職員その他本学の業務に従事している者(以下「役職員等」という。)は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人データ及び保有個人情報並びに個人番号（以下「個人データ等」という。）を取り扱わなければならない。
第3章　管理体制
(総括保護管理者)
第4条　本学に、総括保護管理者を置き、理事（企画担当）をもって充てる。
2　総括保護管理者は、本学における個人データ等の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第5条　部局に、保護管理者を置く。
2　保護管理者は、各部局の長をもって充てる。
3　保護管理者は、部局における個人データ等の適切な管理を確保する。この場合において、個人データ等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
4　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う職員（以下「事務取扱担当者」という。）並びにその役割を指定する。
5　保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
6　保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1)　事務取扱担当者が本規程等に違反している事実又は違反している事実の発生のおそれを認識した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2)　特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等（以下「情報漏えい等」という。）事案の発生又は発生のおそれを認識した場合の職員から総括保護管理者等への報告連絡体制
(3)　特定個人情報等を複数の部局で取り扱う場合の各部局の業務分担及び責任の明確化
(4)　特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は発生のおそれを認識した場合の対応体制
(保護担当者)
第6条　部局に、保護担当者を置く。
2　保護担当者は、部局の保護管理者が指定する者をもって充てる。
3　保護担当者は、保護管理者を補佐し、個人データ等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条　本学に、監査責任者を置き、理事（総務担当）をもって充てる。
2　監査責任者は、個人データ等の管理の状況について監査する。
(委員会)
第8条　総括保護管理者は、個人データ等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、弘前大学情報公開・個人情報保護委員会を定期に又は随時に開催する。
第4章　教育研修
(教育研修)
第9条　総括保護管理者は、個人データ等の取扱いに従事する役職員等に対し、個人データ等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2　総括保護管理者は、個人データ等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人データ等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3　統括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各部局の現場における個人データ等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4　保護管理者は、当該部局の役職員等に対し、個人データ等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第5章　個人データ等の取扱い
(利用目的の特定)
第10条　保護管理者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2　保護管理者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第11条　保護管理者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2　本学は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3　前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　本学が、当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6)　大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者（以下「学術研究機関等」という。）に個人情報を提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(不適正な利用の禁止)
第12条　個人情報取扱事業者は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第13条　役職員等は、個人情報を取得する場合、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2　役職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　本学が、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6)　学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(7)　当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、保護法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「個人情報保護委員会規則」という。)第6条で定める者により公開されている場合
(8)　その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして施行令第9条各号で定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第14条　保護管理者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的が総括保護管理者又は保護管理者により公表されている場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2　保護管理者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3　総括保護管理者又は保護管理者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4　前三項の規定は、次に掲げる場合について適用しない。
(1)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3)　国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第15条　役職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(アクセス制限)
第16条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等にアクセスする権限を有する役職員等の範囲と権限の内容を、当該役職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2　アクセス権限を有しない役職員等は、個人データ等にアクセスしてはならない。
3　役職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データ等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第17条　役職員等は、業務上の目的で個人データ等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、役職員等は、保護管理者の指示に従い行う。
(1)　個人データ等の複製
(2)　個人データ等の送信
(3)　個人データ等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4)　その他個人データ等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(個人番号の利用の制限)
第18条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報等の提供の求めの制限)
第19条　個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条　個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第21条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(特定個人情報等の取扱区域)
第22条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。）を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(誤りの訂正等)
第23条　役職員等は、個人データ等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第24条　役職員等は、保護管理者の指示に従い、個人データ等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第25条　役職員等は、個人データ等又は個人データ等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データ等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(学術研究目的の個人データの取扱い)
第26条　前3条の規定にかかわらず、学術研究目的で取得した個人データの取扱いは、当該学術研究の実施に最終的な責任を持つ者の指示に従い行うこととし、廃棄等については、研究資料等の保存に関する取扱いについて（平成27年9月9日学長裁定第30号)及び研究データの管理等に関するガイドライン(令和3年1月14日研究・イノベーション推進機構決定)に基づき、行うものとする。
(個人データ等の取扱状況の記録)
第27条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
第6章　情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第28条　保護管理者は、個人データ等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本条から第42条まで(第40条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2　保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する規程等を整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第29条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に及び必要に応じ随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2　保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第30条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人データ等への不適切なアクセスの監視のため、個人データ等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第31条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第32条　保護管理者は、個人データ等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第33条　保護管理者は、不正プログラムによる個人データ等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
(情報システムにおける個人データ等の処理)
第34条　役職員等は、個人データ等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2　保護管理者は、当該個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第35条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2　役職員等は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人データ等について、当該個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第37条　保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第38条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2　役職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、個人データ等が記録されている端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第39条　役職員等は、端末の使用に当たっては、個人データ等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第40条　役職員等は、情報システムで取り扱う個人データ等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人データ等の内容の確認、既存の個人データ等との照合等を行う。
(バックアップ)
第41条　保護管理者は、個人データ等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第42条　保護管理者は、個人データ等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章　情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第43条　保護管理者は、個人データ等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の役職員等の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2　個人データ等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
3　保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
4　保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する規程等の整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第44条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2　保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章　個人データ等の提供及び業務の委託等
(業務の委託等)
第45条　個人データ等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2　個人データ等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1)　個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2)　再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第2号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。この号及び第6項において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3)　個人情報の複製等の制限に関する事項
(4)　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5)　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3　個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
4　個人データ等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データ等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、必要に応じて定期的に監査を行う等により確認するものとする。
5　個人番号関係事務の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
6　委託先において、個人データ等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第2項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。個人データ等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
7　個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8　個人データ等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
9　保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
(第三者提供の制限)
第46条　役職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データ等を第三者に提供してはならない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　当該個人データ等の提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6)　当該個人データ等を学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データ等を提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）(役職員等と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7)　当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データ等を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データ等を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く 。）。
2　前項の規定にかかわらず、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則第11条で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第13条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）である場合を除く。
(1)　法人の名称及び住所並びに学長の氏名
(2)　第三者への提供を利用目的とすること。
(3)　第三者に提供される個人データの項目
(4)　第三者に提供される個人データの取得の方法
(5)　第三者への提供の方法
(6)　本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7)　本人の求めを受け付ける方法
(8)　その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則第11条第4項で定める事項
3　前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則第11条で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4　次に掲げる場合において、当該個人データ等の提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)　本学が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データ等の取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データ等が提供される場合
(2)　合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データ等が提供される場合
(3)　特定の者との間で共同して利用される個人データ等が当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データ等の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データ等の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
5　保護管理者は、前項第3号に規定する個人データ等の管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第47条　保護管理者は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第50条第1項第2号において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している国として個人情報保護委員会規則第15条の規定により個人情報保護委員会が定めるものをいう。以下この条において同じ。)にある第三者(個人データ等の取扱いについて保護法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則第16条に定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2　前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則第17条で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3　保護管理者は、個人データ等を外国にある第三者（第1項に規定する体制を整備している者に限る。）に提供した場合には、個人情報保護委員会規則第18条に定める当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第48条　保護管理者は、個人データ等を第三者（保護法第16条第2項に規定する者を除く。以下この条及び次条（第50条第3項において読み替えて準用する場合を含む。）において同じ。）に提供したときは、個人情報保護委員会規則第19条に定めるところにより、当該個人データ等を提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則第20条に定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データ等の提供が第46条第1項各号又は第4項各号のいずれか（前条第1項の規定による個人データ等の提供にあっては、第46条第1項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。
2　保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則第21条に定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第49条　保護管理者は、第三者から個人データ等の提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則第22条で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データ等の提供が第46条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)　当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2)　当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2　保護管理者は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則第23条で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則第24条で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3　個人情報取扱事業者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則第25条で定める期間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第50条　保護管理者は、第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を個人データとして取得することが想定されるときは、第46条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則第26条の規定に基づき確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1)　当該第三者が個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2)　外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則第26条第2項に規定する方法により、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2　第47条第3項の規定は、前項の規定により個人関連情報取扱事業者が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
3　前条第2項から第3項までの規定は、第1項の規定により保護管理者が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
(仮名加工情報の作成等)
第51条　役職員等は、仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則第31条に定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
2　役職員等は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。）を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則第32条に定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3　役職員等は、第11条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第10条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
4　仮名加工情報についての第14条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
5　役職員等は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ等及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第15条の規定は、適用しない。
6　役職員等は、第46条第1項及び第4項並びに第47条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データ等を第三者に提供してはならない。この場合において、第46条第4項中「前各項」とあるのは「第51条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第48条第1項ただし書中「第46条第1項各号又は第4項各号のいずれか（前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第46条第1項各号のいずれか）」とあり、及び第49条第1項ただし書中「第46条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第46条第4項各号のいずれか」とする。
7　役職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8　役職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則第33条各号で定めるものをいう。）を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9　仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データ等については、第10条第2項、第52条の規定は、適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第52条　役職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。）を第三者に提供してはならない。
2　第46条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第52条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3　保護法第23条から第25条まで、保護法第40条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、保護法第23条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第53条　本学は、保護法第5章第5節の規定に従い、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。）を作成することができる。
2　役職員等は、次の各号のいずれかに掲げる場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
(1)　法令に基づく場合（保護法第5章第5節の規定に従う場合を含む。）
(2)　保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。
3　第11条の規定にかかわらず、役職員等は法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報（保有個人情報に該当するものに限る。）を自ら利用し又は提供してはならない。
4　前項の「削除情報」とは、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。
5　前四項に定めるもののほか、行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等については、国立大学法人弘前大学における行政機関等匿名加工情報の提供等に関する要項(令和4年要項第2号。以下「要項」という。)の定めるところによる。
(匿名加工情報の取扱いに係る義務)
第54条　本学は、匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。）を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、個人情報保護委員会規則第66条で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。
2　役職員等は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは保護法第43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3　役職員等は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則第67条で定める基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
4　前二項の規定は、行政機関等から匿名加工情報の取扱いの委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
第9章　個人情報ファイル簿
(個人情報ファイル簿)
第55条　保護管理者は、個人情報ファイル(保護法第74条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項に規定するものを除く。以下この条において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に提出しなければならない。
2　総括保護管理者は、前項の規定により保護管理者から提出のあった個人情報ファイル簿を一の帳簿として整理し、その後遅滞なくこれを別に定める場所に備えて置き、一般の閲覧に供するとともに、ネットワーク上のデータベースとして整備する等の方法により公表するものとする。
3　前2項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルに関しては適用しない。
(1)　保護法第74条第2項第1号から第10号までに掲げる個人情報ファイル
(2)　前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
(3)　前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして施行令第21条第7項で定める個人情報ファイル
4　保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に提出しなければならない。
5　保護管理者は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をしなくなったとき、又はその個人情報ファイルに含まれる個人情報により識別される本人の数が1,000人に満たない場合は、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を削除し、総括保護管理者に提出しなければならない。
6　総括保護管理者は、本学が保有している個人情報ファイルが第2条第12項各号のいずれにも該当すると認めるときは、当該個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。この場合における当該個人情報ファイルについての第3項第1号の規定の適用については、同号中「第10号」とあるのは、「第10号並びに保護法第110条各号」とする。
(1)　保護法第112条第1項の提案の募集をする個人情報ファイルである旨
(2)　保護法第112条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
7　総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報を作成したときは、当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。この場合における当該個人情報ファイルについての保護法第110条の規定により読み替えて適用する保護法第75条第一項の規定の適用については、同項中「並びに保護法第110条各号」とあるのは、「、保護法第110条各号並びに保護法第117条各号」とする。
(1)　行政機関等匿名加工情報の概要として個人情報保護委員会規則第63条で定める事項
(2)　保護法第118条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(3)　保護法第118条第1項の提案をすることができる期間
第10章　安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第56条　個人データ等の情報漏えい等及び事務取扱担当者が本規程等に違反している事実等、安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した役職員等は、直ちに当該個人データ等を管理する保護管理者に報告する。
2　保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。
3　保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4　総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告する。
5　総括保護管理者は、その取り扱う個人データ等の漏えい、滅失、毀損その他の個人データ等の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則第7条で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則第8条の規定により、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会（保護法第130条第1項に規定する個人情報保護委員会をいう。第8項及び次条において同じ。）に報告しなければならない。ただし、本学が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、個人情報保護委員会規則第9条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
6　前項に規定する場合には、保護管理者(同項ただし書の規定による通知をした者を除く。)は、本人に対し、個人情報保護委員会規則第10条の規定により、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
7　保護管理者は、第3項の規定により総括保護管理者に報告した後は、事案等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。この場合において、その事案等が、行政機関等匿名加工情報、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに要項第9条第1項の規定により行った加工の方法に関する情報(以下次条までにおいて「行政機関等匿名加工情報等」という。)に係るものである場合には、直ちに総括保護管理者に当該措置の内容等について報告しなければならない。
8　総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等に係る第3項の報告及び前項の報告を受けた場合並びに第4項の報告をする場合には、直ちに個人情報保護委員会に報告しなければならない。
9　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第57条　事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人データ等の本人への対応等の措置を講ずる。
2　前項による公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行う。
第11章　監査及び点検の実施
(監査)
第58条　監査責任者は、個人データ等の適切な管理を検証するため、第3条から前条に規定する措置の状況を含む本学における個人データ等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第59条　保護管理者は、各部局における個人データ等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第60条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人データ等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第12章　行政機関との連携
(行政機関との連携)
第61条　個人データ等の適切な管理を行うに当たっては、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年4月2日閣議決定）を踏まえ、文部科学省と緊密に連携するものとする。
第13章　その他
(開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等)
第62条　総括保護管理者は、開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下「開示請求等」という。)をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示請求等をすることができるよう、本学が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示請求等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。
(苦情処理)
第63条　総括保護管理者は、本学における個人情報(削除情報を除き、行政機関等匿名加工情報にあっては、行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)の取扱いに関し、苦情又は意見があったときは、適切かつ迅速に処理するものとする。
(その他)
第64条　この規程に定めるもののほか、本学が保有する個人情報の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。