○国立大学法人弘前大学保有個人情報開示等手続規程
(平成17年3月28日制定規程第5号)
改正
平成22年7月30日規程第57号
平成22年9月28日規程第77号
平成25年2月6日規程第3号
平成25年4月19日規程第47号
平成26年3月28日規程第49号
平成27年9月14日規程第164号
平成27年11月16日規程第277号
平成28年3月18日規程第49号
平成28年5月13日規程第153号
平成29年5月26日規程第50号
平成31年4月11日規程第66号
令和2年3月27日規程第111号
令和3年3月23日規程第35号
令和4年3月28日規程第65号
令和5年3月28日規程第45号
(趣旨)
第1条　国立大学法人弘前大学(以下「本学」という。)の保有する保有個人情報の開示，訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)及び利用停止(利用の停止，消去又は提供の停止をいう。以下これらを総称して単に「開示等」という。)に係る手続については，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)に規定するもののほか，この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条　この規程において「部局」とは，国立大学法人弘前大学個人情報管理規程（平成17年規程第4号）第2条第14項に定める部局をいう。
2　前項のほか，この規程における用語の定義は，保護法第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）の定めるところによる。
(開示請求の受付)
第3条　本学が保有する保有個人情報について開示請求があった場合は，国立大学法人弘前大学情報公開室(以下「情報公開室」という。)において次の各号に定めるところにより受け付ける。
(1)　本学が保有する保有個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)に対し，個人情報ファイル簿その他関連資料等を用いて，保有個人情報の特定に資する情報の提供に努める。
(2)　開示請求を受け付けるときは，開示請求者に様式第1号の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに，開示請求に係る保有個人情報の本人であること(法定代理人による開示請求にあっては，開示請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること)を示す書類を提示又は提出させる。ただし，特定個人情報に係る開示請求にあっては，本人が委任した代理人が開示請求を行うことができるものとし，この場合，開示請求書と併せて様式第29号の委任状を提出させる。
(3)　開示請求を受け付けるときは，開示請求者から手数料として300円を徴収する。ただし，特定個人情報の開示請求に限り，経済的困難その他特別の理由があると認めるときは，当該手数料を免除することができる。
(4)　前項ただし書きの免除を希望する者は，様式第26号の開示請求に係る手数料の免除申請書（以下「免除申請書」という。）とその事実を証明する書面を開示請求書と併せて提出させる。
(5)　免除申請書が提出された場合，学長は，当該手数料の免除の可否を決定し，開示請求者に対し，免除を行う場合は様式第27号，免除を行わない場合は様式第28号により免除申請者に通知する。
(6)　開示請求書に形式上の不備があるときは，開示請求者に参考となる情報を提供し，その補正を求める。
(7)　開示請求書を受理したときは，開示請求者に開示請求書の写し及び手数料受領書を交付するとともに，開示請求書の写しを開示請求のあった保有個人情報を保有する部局に送付する。
(事案の移送)
第4条　学長は，保護法第85条第1項の規定により事案を他の行政機関の長，地方公共団体の機関，独立行政法人等及び地方独立行政法人（以下「行政機関の長等」という。）に移送するときは，様式第2号により当該行政機関の長等へ移送するとともに，様式第3号により当該開示請求者に通知する。
2　保護法第85条第2項の規定により，他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示・不開示の検討及び決定並びに開示の実施については，第5条から第7条までの規定に準じて行う。
(開示・不開示の検討)
第5条　学長は，保有個人情報の開示・不開示を検討するに当たって，当該保有個人情報を保有する部局の長の意見を求めるとともに，必要に応じて国立大学法人弘前大学情報公開・個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)に意見を求める。
(開示・不開示の決定)
第6条　学長は，保護法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き，開示請求があった日から30日以内に開示・不開示を決定する。
2　学長は，保護法第83条第2項の規定により開示・不開示の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，様式第7号により当該開示請求者に通知する。
3　学長は，保護法第84条の規定により，開示請求に係る保有個人情報のうち，相当の部分を除く残りの部分について，決定する期間を延長するときは，様式第8号により当該開示請求者に通知する。
4　学長は，保護法第86条第1項又は第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは，当該第三者に対し，様式第4号又は様式第5号により照会し，様式第6号の提出を求める。
5　学長は，保護法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは，様式第11号により当該第三者に通知する。
6　学長は，開示の決定をしたときは様式第9号により，不開示の決定をしたときは様式第12号により当該開示請求者に通知する。
(開示の実施)
第7条　学長は，保護法第87条第3項の規定により，保有個人情報の開示を受ける者から様式第10号による開示の実施方法等申出書が提出されたときは，開示を受ける者の便宣を図って開示を実施する。
2　保有個人情報の開示は，原則として情報公開室において実施する。ただし，保有個人情報を記録する法人文書を移動すると汚損の危険性がある場合や開示を受ける者の居所等の都合により情報公開室まで出向くことができない場合には，当該保有個人情報を保有する部局において実施する。
3　開示を受ける者が保有個人情報を記録する法人文書の写しの送付による開示の実施を希望する場合は，情報公開室において写しを送付する。この場合，郵送料を郵便切手で徴収する。
(開示の実施の方法)
第7条の2　施行令第22条の規定による開示の実施の方法は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成12年政令第41号)第9条の規定を準用する。
(訂正請求の受付)
第8条　第7条の規定により，開示を受けた者から開示した保有個人情報について訂正請求があった場合は，情報公開室において次の各号に定めるところにより受け付ける。
(1)　訂正請求を受け付けるときは，訂正を請求する者(以下「訂正請求者」という。)に様式第13号の保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を提出させるとともに，訂正請求に係る保有個人情報の本人であること(法定代理人による訂正請求にあっては，訂正請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること)を示す書類を提示又は提出させる。ただし，特定個人情報に係る訂正請求にあっては，本人が委任した代理人が訂正請求を行うことができるものとし，この場合，訂正請求書と併せて様式第30号の委任状を提出させる。
(2)　訂正請求書に形式上の不備があるときは，訂正請求者に参考となる情報を提供し，その補正を求める。
(3)　訂正請求書を受理したときは，訂正請求者に訂正請求書の写しを交付するとともに，訂正請求書の写しを訂正請求のあった保有個人情報を保有する部局に送付する。
(事案の移送)
第9条　学長は，保護法第96条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送するときは，様式第14号により当該行政機関の長等へ移送するとともに，様式第15号により当該訂正請求者に通知する。
2　保護法第96条第2項の規定により，他の行政機関の長等から移送された事案に係る訂正決定等については，第10条から第13条までの規定に準じて行う。
(訂正・不訂正の検討)
第10条　学長は，保有個人情報の訂正・不訂正を検討するに当たって，当該保有個人情報を保有する部局の長の意見を求めるとともに，必要に応じて委員会に意見を求める。
(訂正・不訂正の決定)
第11条　学長は，保護法第91条第3項に規定する補正に要した日数を除き，訂正請求があった日から30日以内に訂正・不訂正を決定する。
2　学長は，保護法第94条第2項の規定により訂正・不訂正の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，様式第16号により当該訂正請求者に通知する。
3　学長は，保護法第95条の規定により訂正・不訂正の決定に特に長期間を要すると認めるときは，様式第17号により当該訂正請求者に通知する。
4　学長は，訂正の決定をしたときは様式第18号により，不訂正の決定をしたときは様式第20号により当該訂正請求者に通知する。
(訂正の実施)
第12条　学長は，訂正請求者に対して訂正決定を通知したときは，速やかに当該保有個人情報を訂正する。
(保有個人情報の提供先への通知)
第13条　学長は，訂正請求に基づき訂正を行った保有個人情報を第三者に提供していた場合において，必要があると認めるときは，様式第19号により提供先に訂正を行った旨を通知する。
(利用停止請求の受付)
第14条　第7条の規定により，開示を受けた者から開示した保有個人情報について利用停止請求があった場合は，情報公開室において次の各号に定めるところにより受け付ける。
(1)　利用停止請求を受け付けるときは，利用停止を請求する者(以下「利用停止請求者」という。)に様式第21号の保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を提出させるとともに，利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること(法定代理人による利用停止請求にあっては，利用停止請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること)を示す書類を提示又は提出させる。ただし，特定個人情報に係る利用停止請求にあっては，本人が委任した代理人が利用停止請求を行うことができるものとし，この場合，利用停止請求書と併せて様式第31号の委任状を提出させる。
(2)　利用停止請求書に形式上の不備があるときは，利用停止請求者に参考となる情報を提供し，その補正を求める。
(3)　利用停止請求書を受理したときは，利用停止請求者に利用停止請求書の写しを交付するとともに，利用停止請求書の写しを利用停止請求のあった保有個人情報を保有する部局に送付する。
(利用停止・不利用停止の検討)
第15条　学長は，保有個人情報の利用停止・不利用停止を検討するに当たって，当該保有個人情報を保有する部局の長の意見を求めるとともに，必要に応じて委員会に意見を求める。
(利用停止・不利用停止の決定)
第16条　学長は，保護法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き，利用停止請求があった日から30日以内に利用停止・不利用停止を決定する。
2　学長は，保護法第102条第2項の規定により，利用停止・不利用停止の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，様式第22号により当該利用停止請求者に通知する。
3　学長は，保護法第103条の規定により，利用停止・不利用停止の決定に特に長期間を要すると認めるときは，様式第23号により当該利用停止請求者に通知する。
4　学長は，利用停止の決定をしたときは様式第24号により，不利用停止の決定をしたときは様式第25号により当該利用停止請求者に通知する。
(利用停止の実施)
第17条　学長は，利用停止請求者に対して利用停止決定を通知したときは，速やかに当該保有個人情報の利用を停止する。
(審査請求)
第18条　学長は，第6条第1項，第11条第1項，第16条第1項の決定又はこれらに係る不作為に係る審査請求があったときは，委員会に意見を求める。
2　学長は，保護法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは，情報公開・個人情報保護審査会運営規則（平成17年情報公開・個人情報保護審査会規則第1号）に基づき行うものとする。
3　学長は，前項の諮問を行ったときは，保護法第105条第2項に掲げる者に対し，様式第32号により通知する。
4　学長は，審査請求に対する裁決及びその通知をするときは，行政不服審査法（平成26年法律第68号）第50条及び第51条に基づき行う。
(その他)
第19条　この規程に定めるもののほか，保有個人情報の開示等に関して必要な事項は，別に定める。
附　則
この規程は，平成17年4月1日から施行する。